Что такое рейс автомобиля для путевого листа
Перейти к содержимому

Что такое рейс автомобиля для путевого листа

  • автор:

Что такое рейс автомобиля для путевого листа

II. Порядок оформления или формирования путевого листа

9. Путевой лист должен быть оформлен на бумажном носителе или сформирован в виде электронного путевого листа.

(в ред. Приказа Минтранса России от 05.05.2023 N 159)

(см. текст в предыдущей редакции)

10. Путевой лист должен быть оформлен или сформирован собственником (владельцем) транспортного средства на каждое транспортное средство, осуществляющее движение по дорогам при перевозке пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном и междугородном сообщениях. В случае если транспортное средство предоставлено во временное владение и пользование за плату по договору аренды транспортного средства с экипажем, путевой лист должен быть оформлен арендодателем.

11. Путевой лист должен быть оформлен или сформирован до выпуска транспортного средства на линию.

оформление или формирование одного путевого листа на один рейс, если длительность рейса превышает продолжительность рабочего дня (смены) водителя (водителей);

оформление нескольких путевых листов на бумажных носителях на одно транспортное средство раздельно на каждого водителя, в том числе на каждого последующего водителя после выпуска транспортного средства на линию;

оформление или формирование одного путевого листа на несколько рейсов, если в течение рабочего дня (смены) водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов;

внесение изменений в сведения о водителе (водителях) транспортного средства, а также о марках, моделях прицепов (полуприцепов) и их регистрационных номерах, в случае формирования электронного путевого листа.

(в ред. Приказа Минтранса России от 05.05.2023 N 159)

(см. текст в предыдущей редакции)

12. Даты, время и результат проведения предсменного, предрейсового медицинского осмотра, проводимого перед началом рабочего дня (смены, рейса), и послесменного, послерейсового медицинского осмотра водителя, проводимого по окончании рабочего дня (смены, рейса), должны быть проставлены медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, с указанием фамилии, имени и отчества (при наличии) медицинского работника, наименования медицинской организации (если медицинский работник состоит в штате медицинской организации), и заверены его собственноручной подписью на бумажном носителе либо усиленной квалифицированной электронной подписью (далее — УКЭП) в случае формирования электронного путевого листа.

Результатами проведения предсменных, предрейсовых, послесменных, послерейсовых медицинских осмотров являются медицинские заключения, подтверждаемые отметками, проставляемыми медицинскими работниками в путевых листах, согласно порядку и периодичности проведения предсменных, предрейсовых, послесменных, послерейсовых медицинских осмотров, медицинских осмотров в течение рабочего дня (смены) и перечню включаемых в них исследований, утвержденным Минздравом России в соответствии с частями 7 и 8 статьи 46 Федерального закона от 21 ноября 2011 г. N 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации».

В случае проведения предсменного, предрейсового, послесменного, послерейсового медицинских осмотров с использованием медицинских изделий, обеспечивающих автоматизированную дистанционную передачу информации о состоянии здоровья работников и дистанционный контроль состояния их здоровья, отдельные реквизиты путевого листа должны быть сформированы согласно требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в соответствии с частью 12 статьи 46 Федерального закона от 21 ноября 2011 г. N 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации».

(п. 12 в ред. Приказа Минтранса России от 05.05.2023 N 159)

(см. текст в предыдущей редакции)

13. Дата и время выпуска транспортного средства на линию, а также дата, время и результат проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства должны быть проставлены должностным лицом, ответственным за техническое состояние и безопасную эксплуатацию транспортных средств, назначаемым решением руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя, самим индивидуальным предпринимателем или физическим лицом (далее — лицо, ответственное за выпуск транспортного средства на линию).

Дата и время выпуска транспортного средства на линию, дата, время и результат проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства, а также сведения из путевого листа и показания одометра при выпуске транспортного средства на линию должны быть заверены собственноручной подписью лица, ответственного за выпуск транспортного средства на линию, на бумажном носителе либо УКЭП или усиленной неквалифицированной электронной подписью, сертификат ключа проверки которой создан и используется в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме, в установленном Правительством Российской Федерации порядке и при условии организации взаимодействия физического лица с такой инфраструктурой с применением прошедших в установленном порядке процедуру оценки соответствия средств защиты информации (далее — УНЭП) лица, ответственного за выпуск транспортного средства на линию в случае формирования электронного путевого листа с указанием фамилии, имени и отчества (при наличии).

Пункт 2 части 1 статьи 18.1 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».

Результатом проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства является отметка «выпуск на линию разрешен», проставляемая лицом, ответственным за выпуск транспортного средства на линию в путевом листе в случае, если при контроле не выявлены несоответствия требованиям, перечисленным в порядке организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств, утверждаемом Минтрансом России в соответствии с пунктом 2 статьи 20 Федерального закона от 10 декабря 1995 г. N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения», на основании соответствующей записи, внесенной в журнал регистрации результатов контроля технического состояния транспортных средств, либо «выпуск на линию не разрешен» — если при контроле выявлены указанные несоответствия.

(п. 13 в ред. Приказа Минтранса России от 05.05.2023 N 159)

(см. текст в предыдущей редакции)

14. Показания одометра при возвращении транспортного средства с линии по завершении последнего рейса или при выполнении последнего заказа легкового такси физическими лицами должны быть проставлены уполномоченным лицом, назначаемым решением руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя, или самим индивидуальным предпринимателем или физическим лицом и заверены его собственноручной подписью на бумажном носителе либо УКЭП или УНЭП в случае формирования в виде электронного путевого листа.

В случае оформления на одно транспортное средство нескольких путевых листов на бумажных носителях раздельно на каждого водителя дата, время и показания одометра при приеме-сдаче транспортного средства последующему водителю по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя или при приеме транспортного средства последующим водителем в случае невозможности сдачи транспортного средства предыдущим водителем должны быть проставлены и заверены собственноручной подписью водителя, принимающего транспортное средство, с указанием его фамилии, имени и отчества (при наличии).

(п. 14 в ред. Приказа Минтранса России от 05.05.2023 N 159)

(см. текст в предыдущей редакции)

15. В случае использования электронного путевого листа при приеме груза для перевозки перевозчик или водитель транспортного средства должен предъявить для сверки грузоотправителю электронный путевой лист либо его копию на бумажном носителе.

(п. 15 в ред. Приказа Минтранса России от 05.05.2023 N 159)

(см. текст в предыдущей редакции)

Путевой лист в 2023 году: актуальная форма и правила заполнения

К числу обязательных документов, которые должен иметь водитель при выполнении коммерческих перевозок грузов или пассажиров, относится путевой лист. Понимая, для чего он нужен и каковы его особенности, можно избежать штрафов со стороны ГИБДД. Данный документ подтверждает факт наличия ТС на балансе предприятия или ИП, а также позволяет получить важную информацию относительно пути следования автомобиля и перевозимого груза.

Что такое путевой лист и зачем он нужен

Путевой лист – это документ, фиксирующий маршрут, пройденный транспортным средством, а также информацию о времени и целях поездки, необходимый для учета и контроля движения и использования транспортных ресурсов.

Путевые листы играют важную роль в бухгалтерском учете, позволяя правильно оформлять расходы на бензин, ТО и амортизацию. Такой документ позволяет обосновывать расходы на эксплуатацию транспортных средств, выплаты сотрудникам, которые используют личный транспорт в служебных целях, а также организовать оплату труда водителей.

Для чего нужен путевой лист:

  1. Безопасность. Путевой лист позволяет контролировать маршруты и время вождения, что снижает риски ДТП и несчастных случаев.
  2. Юридическая защита. В документе фиксируется информация о выполнении задач по перевозке грузов, что может быть полезным в случае споров, убытков или несоблюдения договорных обязательств.
  3. Управление ресурсами. Документ позволяет планировать и мониторить маршруты, расходы на топливо, время работы сотрудников и т.д.
  4. Финансовый контроль.

Таким образом, транспортный лист играет важную роль в организации бизнес-процессов в сфере логистики, обеспечивая контроль, безопасность, учет и управление ресурсами.

Кто обязан вести путевые листы

Путевой лист автомобиля за 2023 год отличается от прежних версий, поскольку 1 сентября этого года Минтранс утвердил новую форму документа. Ответственность за ведение путевого листа остается на владельце транспортного средства. Он обязан открывать данный лист на каждое ТС, имеющееся в гараже и участвующее перевозках грузов и пассажиров. При этом путевой лист для ИП оформляют максимум на один рейс или одну смену, сделать его сразу на 1–2 месяца нельзя.

В документе содержатся такие сведения:

  1. Дата и время начала и окончания маршрута. Сведения помогают определить продолжительность поездки и контролировать соблюдение временных ограничений для водителей.
  2. Место начала и окончания поездки. Указание точных адресов или географических координат помогает установить маршрут и местоположение транспортного средства в разные моменты времени.
  3. Пройденное расстояние. Информация необходима для определения объема топлива, потраченного на поездку, а также для контроля за соблюдением скоростных ограничений и других правил дорожного движения.
  4. ФИО водителя и его удостоверение личности. Обеспечивает идентификацию водителя и доказывает его право на управление автомобилем.
  5. Технические характеристики транспортного средства. Описывают марку, модель, государственный номер, VIN-код и другие характеристики автомобиля.

Путевые листы – это важный инструмент в управлении транспортными средствами и обеспечении безопасности дорожного движения. Они выполняют функцию регистрации перемещения транспортных средств и водителей, а также играют важную роль в налаживании системы учета и контроля в транспортной индустрии.

Что поменялось в путевых листах с 2023 года

С сентября 2023 года была зарегистрирована электронная форма ведения путевого листа. Документ должен состоять из таких обязательных файлов:

  • особенности рейса;
  • результаты предрейсового медосмотра водителей;
  • показания одометра – требуются при выезде с парковки или же при приеме автомобиля от другого водителя.

Изменения по сравнению с прошлыми версиями:

  1. В сведениях о шофере теперь нужно указывать СНИЛС, а также все реквизиты водительского удостоверения.
  2. Теперь допустимо оформление путевого листа на один рейс, если его длительность превышает официальный рабочий день шофера, или же на несколько рейсов, если все они совершаются в течение одной смены водителя.
  3. Разрешается корректировать информацию о шоферах, моделях прицепов, полуприцепов, а также их регистрационных номерах в электронном путевом листе.

Ведение путевых листов при грузо- и пассажироперевозках на коммерческой основе помогает контролировать соблюдение нормативов по времени вождения и отдыха, что способствует безопасности на дорогах.

Форма и реквизиты для путевых листов

За образец заполнения путевого листа взята форма, установленная Госкомстатом (постановление № 78 от 28.11.1997). В нем должны содержаться такие данные:

  • официальное название и дата;
  • срок действия;
  • название фирмы или ФИО ИП;
  • отметки о тех. контроле, медосмотре;
  • сведения относительно модели, марки и типа автомобиля;
  • регистрационный номер авто;
  • ФИО, СНИЛС водителя, дата выдачи, серия и номер водительского удостоверения;
  • дата и время выезда/возвращения на парковку;
  • показания одометра.

Как заполнять путевой лист

Приведем пошаговую инструкцию, как оформить все правильно с первого раза:

Шаг 1. Срок действия

Теперь можно оформлять путевой лист не только на день, но и на иной срок. В случае оформления на несколько дней в обязательном порядке сообщается дата окончания рейса в виде ЧЧ.ММ.ГГГГ.

Шаг 2. Данные об оформителе

Для юридических лиц указывается полное наименование, включая адрес, телефон, а также номер ОГРН. Для частных предпринимателей достаточно указать ОГРНИП, а также адрес прописки, номер мобильного телефона и ФИО.

Шаг 3. Сведения о ТС

К обязательным данным, которые указываются в путевых листах с 2023 года, относятся:

  • марка и модель прицепа (если он используется);
  • информация о предрейсовом ТО;
  • модификация ТС с указанием регистрационного знака ГИБДД;
  • показания одометра при въезде/выезде, а также при передаче ТС другому водителю.

Модификация ТС – это процесс внесения изменений в транспортное средство с целью улучшения его характеристик, функциональности или соответствия конкретным требованиям или стандартам.

Прописывать точный маршрут следования автомобиля сегодня необязательно.

Шаг 4. Какие документы нужны чтобы ездить на машине?

При оформлении путевого листа автомобиля в 2023 году следует указывать в нем информацию о шофере:

  • ФИО;
  • реквизиты водительского удостоверения;
  • ПТС;
  • номер СНИЛС;
  • время и результат предрейсового медицинского осмотра.

Нужно ли птс возить с собой?

Возить с собой ПТС представляется обязательным, поскольку этот документ является ключевым подтверждением законного владения и управления автомобилем.

Важно добавить, что с 1 сентября 2023 года в отметках о медосмотре не нужно указывать реквизиты лицензии на ведение медицинской деятельности.

Шаг 5. Сведения о виде перевозки

Здесь можно выделить несколько вариантов:

  1. Для персональных нужд . При перевозке пассажиров договор не заключается.
  2. На коммерческой основе – если перевозка пассажиров или грузов выполняется регулярно.

Шаг 6. Тип сообщения

Выделяют такие виды сообщения в путевом листе:

  1. Городское. Поездка планируется только в границах какого-то одного населенного пункта.
  2. Пригородное. Перевозка предусматривается между пунктами на расстояние не более 50 километров.
  3. Междугородное. Перевозка между пунктами, которые располагаются на расстоянии свыше 50 км друг от друга.
  4. Международное. Поездка происходит с пересечением государственной границы РФ или транзитом.

Шаг 7. Подписи

Каждый путевой лист с 2023 года должен быть заверен подписями водителя ТС, технического специалиста и врача, проводившего предрейсовый медосмотр. При заполнении документа в электронном виде от всех ответственных лиц потребуется УКЭП или УНЭП сотрудников.

Что будет, если неправильно заполнить путевой лист

За отсутствие путевых листов или нарушенный порядок их заполнения владельцу предприятия и водителю ТС полагается административное наказание.

Какой штраф без путевого листа

Штраф за это нарушение составляет:

  • для водителя – предупреждение или 500 руб. (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ);
  • для должностного лица — от 5 до 10 тыс. руб. (ч. 1 ст. 15.11 КоАП РФ).

За повторное нарушение наказание будет строже.

За ошибки при составлении путевого листа

Штраф за неверно составленный путевой лист для ИП:

  1. При отсутствии информации о техническом осмотре: 3 тыс. руб., для должностных лиц — 5 тыс. руб., для организации — 30 тыс. руб.
  2. При отсутствии данных о медицинском осмотре полагается штраф для должностного лица в размере 2–3 тыс. руб., для организации или ИП он составит 30–50 тыс. руб.

Налоговая ответственность

Если путевой лист оформлен не как первичный документ, подтверждающий официальные расходы на оплату труда водителей и ГСМ, то согласно ст. 120 Налогового кодекса Российской Федерации, на предприятие будет наложен штраф в размере от 10 до 30 тыс. руб.

Путевой лист в 2024 году: для чего нужен и как его заполнить

С марта прошлого года перевозчики грузов и пассажиров могут выбирать, как оформлять путевые листы: в электронном виде или на бумаге. С 1 июня 2024 электронный формат обязателен для сопроводительных документов при транспортировке этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции. В статье расскажем про последние изменения в путевых листах (например, с сентября появился новый реквизит — СНИЛС в путевом листе), чего ждать перевозчикам, водителям и как заполнить путевой лист в 2024 году на бумаге и электронно.

Что вы узнаете

  • Что такое путевой лист и для чего он нужен
  • Кто должен заполнять путевые листы
  • Какую форму путевого листа использовать
  • Как заполнить путевой лист
  • Путевые листы с 1 сентября 2023: что изменилось
  • Ответственность за путевые листы

Что такое путевой лист и для чего он нужен

Путевой лист — это документ, который подтверждает передвижение автомобиля и водителя при перевозке груза или пассажиров. По нему можно отследить километраж, подтвердить цель поездки и график работы водителя, а также обосновать расходы на ГСМ и зарплату водителя. Это основное, для чего нужен путевой лист для ИП или компании.

Потребовать путевые листы могут:

Инспектор ГИБДД. Если водитель перевозит груз или людей, по требованию инспектора он должен предоставить путевой лист, документы на груз (транспортную накладную, сопроводительную ведомость, заказ-наряд), а также разрешительные документы (п. 2.1.1. Постановления Правительства РФ от 23.10.1993 № 1090 «О правилах дорожного движения»).

ФНС. В качестве подтверждения расходов на ГСМ и зарплату водителя в учете.

Роструд. Как документ, подтверждающий рабочее время водителя и порученные ему обязанности. Например, при возникновении трудового спора.

  • Приказ Минтранса РФ от 28.09.2022 № 390 «Об утверждении состава сведений… и порядка оформления или формирования путевого листа» (в редакции от 05.05.2023 № 159).
  • Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта (Закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ).

Кто должен заполнять путевые листы

Путевой лист заполняет компания (ИП) — собственник или владелец автомобиля при перевозке грузов, пассажиров (работа такси), багажа или предоставлении автомобиля в аренду с экипажем. С 1 сентября 2023 оформлять путевые листы должны также самозанятые перевозчики такси, которые не являются ИП.

Если компания сдает в аренду авто без экипажа, составлять путевой лист для такого автомобиля она не обязана — это делает арендатор (ч. 1 ст. 6 Устава автомобильного транспорта).

Какую форму путевого листа использовать

Пока компания (ИП) самостоятельно решает, какой вид путевки использовать — бумажную или электронную. И закрепляет это в своей учетной политике. Постепенно государство будет вводить обязательный электронный формат (так называемый отраслевой императив). Первая отрасль, которая должна использовать электронные путевые листы с 1 июня 2024, — алкоотрасль, все производители и продавцы алкоголя.

Путевые листы формируются:

  • В электронном (цифровом) виде — в бухгалтерской программе, которая умеет работать с электронными листами. Например, в СБИС. Также работать с электронными путевыми листами (ЭПЛ) можно из 1С через расширение СБИС. Формат ЭПЛ — в приказе ФНС
  • На бумаге — по форме, которую разработали и утвердили самостоятельно, с указанием всех обязательных реквизитов (привели в таблице ниже). За основу можно взять бланк путевого листа из Постановления Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Например:
  • форма № 4 — для легкового такси;
  • форма № 4-с — для грузового автомобиля при сдельной оплате работы водителя;
  • форма № 4-п — для грузового автомобиля при повременной оплате;
  • форма № 6 — для автобуса.

Унифицированной бумажной формы путевого листа нет.

На грузовой и легковой автомобили можно заполнять одну и ту же форму путевого листа. Разрабатывать несколько бланков в зависимости от вида служебного транспорта не надо.

Зачем в добровольном порядке переходить на ЭПЛ в 2024 году

Государство планирует постепенно сделать электронный формат обязательным для всех отраслей бизнеса. Поэтому уже сейчас логично осваивать новый вариант, не дожидаясь, когда вашу отрасль переведут на эксперимент по электронным перевозочным документам (ЭПД). В частности, важно быть начеку, если водители возят маркированные, подакцизные товары.

Оформление путевых листов в СБИС упрощает документооборот. Такой вариант исключает ошибки при заполнении путевого листа и ускоряет рабочие процессы. Электронные путевые листы можно создать и заполнить в СБИС за пару кликов: выбирайте автомобиль, водителя, виды сообщения и перевозки из доступных. Документ не нужно передавать от специалиста специалисту: ЭПЛ автоматически доступен сразу всем ответственным, включая водителя. Для разных сотрудников можно настроить доступ с разными правами.

Электронный путевой лист не нужно печатать для водителя, хранить в архиве — после всех подписаний программа передает данные в госсистему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). У водителя в мобильном приложении или мессенджере формируется QR-код, который может работать без интернета, офлайн.

Электронные путевые листы в СБИС

Для быстрых и бережливых компаний

Как перейти на электронные путевые листы

Обсудите внедрение ЭПЛ с аккредитованным оператором ЭДО. Например, с оператором СБИС (Saby).

Для перехода на электронные путевые листы получите электронные подписи на ответственных сотрудников. Сделать это можно прямо в программе.

В учетной политике пропишите, что составляете путевки в электронном виде. Укажите, какая используется программа для путевых листов.

Кто подписывает путевой лист в электронном виде

ЭПЛ подписывают с компьютера или телефона (смартфона):

  • собственник авто (усиленной квалифицированной (УКЭП);
  • медработник (УКЭП);
  • механик (УКЭП или неквалифицированной электронной подписью (УНЭП);
  • выпускающий (может быть механиком — УКЭП или УНЭП).

Простой переход на ЭПЛ

Вместе со СБИС (Saby)

Как заполнить путевой лист

Обязательные реквизиты путевого листа

Компания (ИП) вправе разработать свой бланк путевого листа. Главное требование — чтобы в шаблоне были обязательные поля:

  • Для компании — полное наименование, ОГРН, адрес, номер телефона.
  • Для ИП — ФИО предпринимателя, ОГРНИП, адрес прописки, номер телефона.
  • Для физлиц (при перевозке пассажиров и багажа легковым такси) — ФИО, ИНН, адрес места жительства, номер телефона
  • Тип автомобиля (прицепа), марка, модель и госномер.
  • Дата и время предрейсового (предсменного) контроля, выпуска на линию и возвращения.
  • Результат проведения предрейсового (предсменного) контроля, если оно обязательно.
  • Показания одометра при выпуске на линию, по возвращении и при приеме-сдаче другому водителю
  • ФИО.
  • СНИЛС (реквизит введен с 01.09.2023).
  • Серия, номер и дата выдачи водительского удостоверения (реквизит введен с 01.09.2023).
  • Дата и время предрейсового (предсменного, послерейсового) медосмотра
  • Коммерческие:
    • регулярная перевозка пассажиров и багажа;
    • перевозка грузов по договору перевозки грузов или договору фрахтования (в том числе по договору аренды с экипажем);
    • перевозка пассажиров и багажа по заказу;
    • перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
    • организованная перевозка групп детей автобусами (если осуществляется по договору фрахтования).
    • Городское.
    • Пригородное.
    • Междугородное

    Заполнение путевых листов в 2024 году: схема работы по этапам

    Объясняем пошагово, какой последовательности придерживаться при заполнении путевки.

    1. Создайте путевой лист в бухгалтерской программе или Excel (если работаете с бумажным форматом). Обычно это делает логист, при отсутствии такого сотрудника — бухгалтер или диспетчер. Если в поездку выезжает несколько автомобилей, на каждый из них готовьте отдельный документ.
    2. Заполните обязательные реквизиты путевого листа: срок действия, информацию о вашей компании (ИП), автомобиле и водителе. Укажите вид перевозки и сообщения.
    3. Передайте путевой лист медработнику, а потом — механику. Для этого распечатайте документ, если работаете с бумажным форматом. Если используете электронный формат, путевка автоматически будет доступна всем ответственным.

    Специалисты проведут предрейсовый (предсменный) медосмотр водителей и техконтроль автомобиля. Внесут информацию о состоянии здоровья работника и техсостоянии автомобиля.

    Если путевой лист составлен на бумаге, специалисты подписывают его собственноручно. ЭПЛ визируют электронной подписью. Например, прямо со своего смартфона.

    1. Передайте путевой лист водителю, если документ составлен на бумаге. Если в электронном виде в СБИС, то он появится у водителя в его мобильном приложении. В этом случае на бумаге можно ничего не передавать.

    Во время или сразу после рейса водитель заполняет в путевке фактическую информацию: опоздание, ожидание, простой, время прибытия и простоя, пройденное расстояние. В программе можно настроить автозаполнение электронного путевого (пробег и остатки топлива) по данным датчиков транспортного средства.

    Если на дороге машину остановит сотрудник ГИБДД, водитель должен предъявить путевой лист на бумаге или в виде QR-кода, если это электронный путевой лист.

    1. По возвращении с поездки для закрытия электронного путевого листа водителю не требуется носить документ по отделам. Все ответственные сразу получают ЭПЛ. Если документооборот бумажный, водитель передает заполненный путевой лист техспециалисту, а тот — логисту. После путевой лист передается в бухгалтерию.

    Техспециалист заполняет блок «Движение горючего» и принимает автомобиль у водителя. Логист или другой ответственный сотрудник отмечает фактическое время возвращения водителя и пройденный маршрут.

    Бухгалтер проверяет путевки на наличие обязательных реквизитов, корректность заполнения. На основании путевок учитывает понесенные на поездку расходы, рабочее время и зарплату водителя. Учет оплаты труда удобно вести в программе СБИС. Система автоматически рассчитает необходимые налоги с зарплаты. Заполнит уведомления и отчеты по НДФЛ и взносам.

    Попробовать СБИС Бухгалтерию

    Как заполнить путевой лист в 2022 году

    Путевой лист обязателен для заполнения как компаниям, так и предпринимателям, в том числе и при использовании служебной машины в личных целях. За отсутствие такого документа могут привлечь к административной ответственности. Расскажем, как правильно заполнить лист и по какой форме. А также покажем правила заполнения на образце.

    Как заполнить путевой лист в 2022 году

    Зачем нужен путевой лист

    Путевой лист — это основной первичный документ, подтверждающий производственный характер поездки автомобиля. В нем фиксируются данные о времени нахождения водителя в пути, его остановках, о расходе топлива, фактическом пробеге, указываются точки маршрута.

    Путевой лист необходим для подтверждения расходов бизнеса на:

    • парковку (письмо Минфина от 08.02.2021 № 03-03-06/1/7968);
    • ГСМ: покупку топлива, смазочных материалов, спецжидкостей;
    • расчета заработной платы водителя;
    • вычисления срока амортизации техники.

    Кроме того, проверить документ вправе и сотрудники ГИБДД, поскольку на основании п. 2.1.1. ПДД водитель должен иметь его в установленных законом случаях.

    Можно ли ездить без путевого листа

    С 2021 года вступил в силу приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368, утвердивший новые обязательные реквизиты путевого листа и правила его заполнения. Регламент закрепил правило о том, что путевка оформляется при любом использовании ТС (п. 8 приказа). В нормах, действовавших ранее, были прописаны виды деятельности, при которых нужно было оформлять лист. Теперь по приказу № 368 путевые листы будут заполняют юрлица и ИП на каждый автомобиль независимо от предназначения.

    Отметим, что до принятия нового регламента регулярно разгорались споры о необходимости заполнять путевой лист при поездках по собственным нуждам предприятия.

    Дело в том, что обязательность путевого листа при организации перевозок пассажиров и грузов сомнению не подвергалась. Основной закон, регулирующий автомобильное движение на территории РФ, — закон о безопасности дорожного движения от 10.12.1995 № 196-ФЗ — и ранее предписывал таким предприятиям соблюдать правила Минтранса о безопасных перевозках автотранспортом, нормы которых предусматривали ведение путевых листов. Лицам, только эксплуатирующим автотранспорт, такая обязанность законами или НПА ранее не вменялась.

    При этом следует отметить, что и к отношениям до 2021 года судьи активно применяют вывод, что путевой лист обязателен в ситуации, когда ТС эксплуатируются исключительно для собственных нужд (постановление Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 25.01.2021 № 14АП-10170/2020, постановление Верховного Суда от 13.09.2018 № 31-АД18-14).

    Арбитры ссылаются на пункт 3 постановления Пленума ВС от 26.06.2018 № 26. Высшая судебная инстанция указала, что организации и ИП, которые совершают перевозки для собственных нужд, обязаны соблюдать все требования, установленные ст. 20 закона № 196-ФЗ, как общие, так и предусмотренные для коммерческих перевозчиков.

    Ответственность за управление транспортным средством водителем, не имеющим при себе путевого листа, предусмотрена п. 2 ст. 12.3 КоАП. Правонарушителю может быть объявлено предупреждение или назначен штраф в размере 500 рублей.

    Виды путевых листов легкового автомобиля

    Унифицированные формы путевого листа не являются обязательными к применению, компания вправе самостоятельно разработать свои бланки первичных документов (ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Но унифицированные формы до сих пор официально не отменены, поэтому считаются действующими:

    • путевой лист легкового автомобиля — типовая межотраслевая форма № 3 (ОКУД 0345001);
    • путевой лист специального автомобиля — типовая межотраслевая форма № 3 спец. (ОКУД 0345002);
    • путевой лист легкового такси — типовая межотраслевая форма № 4 (ОКУД 0345003).

    Обращаем внимание, что указанные формы в утвержденном виде не являются актуальными, так как не содержат всех обязательных реквизитов, установленных приказом Минтранса от 11.09.2020 № 368. В частности, в них не предусмотрено указание сведений о перевозке. Перед применением формы в нее нужно внести необходимые изменения или использовать форму бланка, приведенную ниже в нашей статье.

    Отметим, что приказ № 368 допускает указание в путевом листе и дополнительных реквизитов, отражающих индивидуальные особенности работы компании, использующей транспорт. Применяемая форма обязательно должна быть отражена в учетной политике компании.

    Как правильно заполнять путевой лист легкового автомобиля

    Первое, что необходимо знать о заполнении путевого листа, это его обязательные реквизиты:

    • номер листа согласно хронологической нумерации и его наименование (для какого типа транспорта составляется путевой лист);
    • срок его действия;
    • наименование или Ф.И.О. владельца авто;
    • информация о транспортном средстве;
    • данные водителя;
    • информация о видах сообщения или перевозок, которые приведены в ст. 4, 5 устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта.

    Устав регулирует отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом (ч. 1 ст. 1 устава). Если автомобиль используется для собственных нужд, на наш взгляд, сформулировать наименование вида сообщения и вида перевозок можно самостоятельно. При этом по возможности лучше использовать терминологию устава.

    Остальные реквизиты, предусмотренные унифицированными формами бланка, не являются обязательными. Таким образом, информацию, например, о маршруте автомобиля в путевой лист можно не включать (письмо Минтранса от 14.05.2019 № ДЗ/10239-ИС).

    В сведениях о сроке действия путевого листа должен быть указан день, в течение которого может применяться документ. А если он выдан на несколько дней — даты начала и окончания периода.

    В данных о транспорте нужно отразить:

    • тип ТС, его марку и модель, а также аналогичные данные о прицепе или полуприцепе, если они используются;
    • регистрационный номер ТС и прицепа;
    • показатели пробега по одометру в полных километрах при старте ТС с парковки и по завершении перевозки, а также при заезде транспорта на место стоянки в конце смены;
    • дату и время запуска на линию и возврата ТС;
    • дату и время (в часах и минутах) осуществления предрейсового или предсменного контроля техсостояния ТС.

    Перечень неисправностей, при которых использовать авто нельзя, установлен постановлением Правительства от 23.10.1993 № 1090.

    Сведения о водителе включают:

    • Ф.И.О.;
    • дату и время проведения предрейсового и послерейсового медосмотров водителя. Исключения в части медосмотров предусмотрены лишь для лиц, входящих в экипаж экстренных оперативных служб (правила проведения медосмотров установлены приказом Минздрава от 15.12.2014 № 835н).

    Если продолжительность рейса шофера авто превышает длительность смены или рабочего дня, путевой лист оформляется на весь рейс до его начала. Если же за день он совершает один или несколько рейсов, путевку надо оформить до начала первого (п. 9 порядка заполнения согласно приказу № 368).

    Если одно транспортное средство используется посменно разными водителями, можно оформить несколько путевых листов — раздельно на каждого водителя (п. 10 порядка заполнения согласно приказу № 368).

    При выезде транспортного средства с парковки и заезде на нее в листе проставляются дата, время и показания одометра. Сделать это вправе только лицо, специально уполномоченное решением руководителя, например, диспетчер, заверив данные своей подписью и расшифровкой (п. 12 порядка заполнения согласно приказу № 368). Исключение сделано для ИП, совмещающего обязанности водителя: он может заполнить данные самостоятельно.

    Если машиной управляют несколько водителей и листы оформляются на каждого, дата, время и пробег авто при выезде указываются в документе на водителя, выехавшего с парковки первым, а при заезде — на водителя, который последним заехал на парковку.

    Минтранс не рекомендует тратить время на заполнение лишних бумаг только по причине привлечения нескольких водителей (письмо Минтранса от 04.04.2019 № ДЗ-514-ПГ). Если путевой лист на авто уже заполнен, но за его руль садится новый водитель, даже если ему только предстоит пройти предрейсовый медосмотр, оформлять отдельный бланк не нужно.

    Достаточно вписать в документ следующие реквизиты:

    • показания одометра при выезде с парковки;
    • дату и время выезда ТС с парковки и его возвращения;
    • дату и время осмотров ТС и водителя.
    • При этом следует проследить, чтобы отметки медиков позволяли определить, к кому из шоферов они относятся.
    • Ведомство подчеркивает, что вариант дополнения существующего бланка возможен только в том случае, если все прочие данные путевого листа остаются неизменными, в том числе:
    • его наименование и номер;
    • срок его действия (в настоящее время законом не ограничен);
    • данные о ТС и его владельце.

    Инспектировать шоферов вправе только медицинский работник. По итогам предрейсового медосмотра специалист должен проставить в путевом листе отметку, допускающую водителя к работе («Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»), указать дату и время обследования, заверить данные собственноручной подписью, указать фамилию и инициалы.

    В процедуре прохождения послерейсового медосмотра меняется только содержание отметки на «Прошел послерейсовый медицинский осмотр».

    Проводить техосмотр транспортного средства перед его выпуском на смену или рейс вправе лишь должностное лицо, ответственное за техсостояние и эксплуатацию техники. Специалист указывает дату и время контрольного мероприятия, ставит отметку: «Выпуск на линию разрешен», проставляет дату и время выпуска (при возвращении — возвращения), подпись и ее расшифровку.

    Обращаем внимание, что согласно Федеральному закону от 10.12.1995 № 196-ФЗ не нужно проводить в установленном законом порядке предрейсовый или предсменный контроль техсостояния ТС для легкового автомобиля, используемого для собственных нужд (п. 2 ст. 20).

    Путевой лист заполняется в одном экземпляре. Водитель должен получить его на руки перед поездкой, а по возращении сдать уполномоченному лицу для передачи в бухгалтерию. Ответственный сотрудник на основании данных документа производит расчет заработной платы водителя.

    С 2021 года установлено, что журнал регистрации путевых листов можно вести на бумаге или электронно. Если выбран бумажный вариант, то страницы журнала должны быть прошнурованы и пронумерованы. Если выбран электронный вариант, то данные из журнала заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью.

    Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля

    • #водитель
    • #административная ответственность
    • #путевой лист
    • #заполнение путевого листа
    • Автор: Елена Чапис

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *